Auftragsabwicklung - das Wie, Wo, Wann

Wie werden Aufträge angenommen und umgesetzt?
Fragen kostet nichts
Immer auf der Suche und am Tüffteln

Auftragsabwicklung - das Wie, Wo, Wann

Wie werden Aufträge angenommen und umgesetzt?
Fragen kostet nichts
Immer auf der Suche und am Tüffteln

Das ganze ,,Drumherum” einer Auftragsabwicklung

Wie läuft alles von statten? Diese Frage wird ebenfalls sehr häufig gestellt, daher gibt es hier eine kurze Aufklärung, welche mehr oder weniger eine Allgemeingültigkeit genießt! Alles darüber hinaus ist projekt- und themenspezifisch!

Die einzelnen Schritte grob dargestellt

Alle Aufträge, welche angenommen bzw. vergeben werden, beginnen mit einem kostenlosen Erstgespräch und setzen sich in einzelnen Segmenten, unterteilt durch festgelegte Meilensteine, bis zum Abschluss fort.

 

Erstgespräch vor Auftragsannahme (sind immer kostenlos): Für Sie, so eine Art Brainstorming, erzählen Sie alles, das Ihnen wichtig erscheint, was wollen Sie, was wollen Sie nicht!

Analyse vorhandener Ressourcen: Wir betrachten die vorhandenen Ressourcen, welche Ihnen bereits zur Verfügung stehen, dies betrifft unter anderem: Texte, Grafiken, Bilder, Fotos uvm., sowie Ihre Nutzungsrechte, welche oft nicht bedacht werden! Diese Analyse bestimmt, ob genügend vorhanden ist oder Handlungsbedarf besteht und bestimmt somit auch die Kostengestaltung.

 Erstellung eines Angebots: Auf der Grundlage unseres ersten Gesprächs erstelle ich Ihnen ein ausführliches Angebot mit Pauschalpreis. Nach Ihrer positiven Durchsicht erteilen Sie den Auftrag oder wir überarbeiten das vorgelegte Angebot, um es noch weiterhin zu optimieren.

 Analyse und Konzeption: Hier kümmern wir uns um die Aufmachung Ihres Produkts, die Wünsche Ihrer Zielgruppe, den Nutzen der daraus gewonnen wird und wie in Ihrer Branche eine Abgrenzung erreicht werden kann.

 Grobkonzept: Nach der erfolgreichen Auftragserteilung und Analyse wird ein Grobkonzept erstellt. Zum Beispiel Farbgebungen spielen hier, unter anderem, noch keine Rolle! Der Fokus liegt mehr auf Strukturen und Inhalte.

Feinkonzept Teil 1: Bei der Erstellung des Feinkonzept werden auf Basis des Grobkonzepts Farben, Typographie etc. mit eingebunden. Die Idee bekommt Form und Farbe und Sie sehen erste Ergebnisse, welche dem realen Produkt schon sehr nahe kommen!

Feinkonzept Teil 2: Nach positiver Abnahme des “Feinkonzepts Teil 1” wird der restliche Auftrag, als Feinkonzept gefertigt und vorgelegt!

Erste Umsetzung: Nach erfolgreicher Abnahme von Grob- und Feinkonzepte erfolgt die erste richtig, funktionierende Umsetzung eines kleinen Teils vom großen Ganzen und zeigt einen Bruchteil des fertigen Ergebnisses.

Restliche Umsetzung: Nun folgt die Produktion des restlichen Auftrags bis zur Endabnahme.

Auftragsabschluss: Ist Ihre Abnahme positiv, gilt der Auftrag als erfolgreich abgeschlossen und ein eventueller Beobachtungszeitraum beginnt.

Einschulung, falls erwünscht (digitale Produkte): Bei einer neuen Website bekommen Sie z.B. auf Wunsch eine Einschulung auf Bedienung und grundlegende Wartungsarbeiten.

Beobachtungszeitraum (digitale Produkte): Nach Auftragsabschluss werden unter anderem Websites über einen vorab festgelegten Zeitraum beobachtet, um anfallende kleine Korrekturen im laufenden Betrieb zu tätigen. Darunter fallen kleine technische Anpassungen, Optimierungen usw.

 Angebote für laufende Serviceleistungen (digitale Produkte): Möchten Sie die Wartung und Betreuung Ihres neuen Webauftritts nicht selber in die Hand nehmen, können Sie sich gerne noch Angebote für Servicedienstleistungen unterschiedlichster Leistungsumfänge zeigen lassen.

Alle dieser aufgezeigten Schritte kommen in den meisten Aufträgen zur Anwendung! Manche Aufträge verlangen nach Mehr und andere nach Weniger oder brauchen eine Spezialbehandlung!

Dieser Überblick soll Ihnen aufzeigen, dass das Studio die Aufträge mit sehr viel Transparenz abwickelt und Sie jederzeit über den Stand der Umsetzung informiert sind! Dieser Umstand ist auch dadurch gegeben, dass das Studio nicht nur eine Endabnahme durchführt, sondern mehrere Abnahmen zwischen den Meilensteinen, um Missverständnissen vorzubeugen, wodurch Zeit und Kosten gespart werden!

 

» Kommunikation ist bei designthegap das A und O – Einzelkämpfer sind hier unerwünscht! «

 

Wieviel Zeit wird die Auftragsumsetzung in Anspruch nehmen?

Die Umsetzungsdauer hängt vor allem von der Studioauslastung ab! Das Studio arbeitet maximal an bis zu drei Aufträgen parallel, um den tiefen Kontakt zum Projekt nicht aus den Augen zu verlieren. Die benötigte Zeit wird sich genommen und Abkürzungen tunlichst vermieden! Ein Abarbeiten von 10 und mehr Aufträgen zur gleichen Zeit, die Betonung liegt hier auf “Abarbeiten”, kommt nicht in Frage, da “Fließbandarbeit” immer wieder zu unbefriedigenden Ergebnissen führt!

Einflussnehmende Faktoren sind: 

 Studioauslastung: Anzahl der eingereichten Aufträge, Aufträge in der Umsetzung und Aufträge in Warteposition vor dem Auftragsstart

 Jahreszeit: z.B. von Weihnachten bis in das neue Jahr hinein befindet sich die Auslastung auf dem niedrigsten Stand

 Prioritäten: Es können Umsetzungen beschleunigt und auch vorgezogen werden, sollten die Umstände dies zulassen. Hier wird aber explizit auf Kostenzuschläge hingewiesen, welche sich natürlich im Endpreis niederschlagen!

 Notfälle: Für Ausnahmefälle wie technische Probleme oder plötzlich aufkommende termingerichtete Notwendigkeiten hält sich das Studio immer Zeitfenster bzw. Reserven offen, um solchen dringenden Anfragen nachzukommen!

 Auftragsumfang: Die Größe des Auftrages beeinflusst maßgeblich die Umsetzungsdauer, aber dies ist sowieso selbsterklärend! Ein Satz Visitenkarten und Briefpapier könnte z.B. in 2 Werktagen präsentiert werden, wenn alles reibungslos verläuft. Hingegen braucht wiederum eine komplette Website, je nach Anforderung, zwischen 8 Wochen und 6 Monaten, könnte aber auch noch mehr Zeit in Anspruch nehmen!

 Ressourcenverfügbarkeit: Sind benötigte Texte, Bilder, Videos etc. nicht wie vereinbart bereitgestellt, kommt natürlich die Umsetzung zum Stehen! Dadurch verschiebt sich auch die Deadline nach hinten, die Umstände der Stilllegung können dann natürlich die Gesamtkosten beeinflussen!

 Kommunikation: Wie zuvor erwähnt ist Kommunikation das A und O! Bei fehlender Kommunikation durch Entscheidungsträger oder nicht vereinbarter Erreichbarkeit kommt es ebenfalls zu unerwünschten Verzögerungen!

Wichtig ist hier immer das Ziehen an einem gemeinsamen Strang, um den gemeinsamen Nenner nicht aus den Augen zu verlieren! Reibungslose Effizienz begünstigt immer die Auftragskosten!

 

Sie möchten noch mehr erfahren? Vereinbaren Sie doch ein kostenloses Erstgespräch!